Häufig gestellte Fragen
Wer kann das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst beantragen?
Organisationen, die als Träger von internationalen Freiwilligendiensten (Entsende- und bzw. oder Aufnahmeorganisation) tätig sind oder dies anstreben, können bei der Geschäftsstellte der Gütegemeinschaft das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst schriftlich beantragen.
Wie meldet sich eine Organisation zur externen Prüfung an?
Die Anmeldung erfolgt über eine Kontaktaufnahme mit der Gütegemeinschaft. Nach einem ersten Beratungsgespräch wird der Antrag für das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst bei der Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft eingereicht. Bevor die konkrete Planung der externen Prüfung beginnen kann, wird der Antrag vom Güteausschuss formell geprüft. Über den Ausgang wird die Organisation von der Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft informiert.
Muss der/die Antragssteller/in Mitglied der Gütegemeinschaft werden?
Als Gütezeichenträger/in ist keine Mitgliedschaft in der Gütegemeinschaft Internationaler Freiwilligendienst e.V. notwendig. Es besteht die Möglichkeit, lediglich das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst zu nutzen. Es gibt jedoch gute Gründe, Mitglied in der Gütegemeinschaft zu sein (siehe hier). Alle Gütezeichenträger/innen sind herzlich eingeladen, das Vereinsgeschehen über eine Mitgliedschaft aktiv mitzugestalten.
Hat die zu prüfende Organisation Einfluss auf den Prüftermin?
Wunschtermine/Wunschzeiträume werden soweit wie möglich mit Blick auf die regulären Fristen im Prüfablauf berücksichtigt. Der Prüftermin wird zwischen der zu prüfenden Organisation und der zugeteilten Prüferin/dem zugeteilten Prüfer abgestimmt.
Welche Nachweise und Dokumente sind für die externe Prüfung notwendig? Was muss in welcher Form vor der Prüfung vor Ort (Prüfgespräch) eingereicht werden?
- Die Erfüllung der einzelnen Gütekriterien wird durch einzureichende Nachweise und Dokumente belegt/nachgewiesen, z.B. über Konzepte, Vertragswerke, Leitfäden, Prozessbeschreibungen, Protokolle, Gesprächsnotizen, Korrespondenzen etc.
- Die entsprechenden Nachweise und Dokumente sind den jeweiligen Gütekriterien und Indikatoren in den Prüfkatalogen (Ausführungsbestimmungen Outgoing oder Incoming) zuzuordnen und zu erläutern. Weitere Hinweise zu den erforderlichen Nachweisen und Dokumenten finden sich in den Prüfunterlagen (Ausführungsbestimmungen Outgoing oder Incoming) bei den jeweiligen Gütekriterien und Indikatoren.
- Die Zusendung der Dokumente erfolgt in digitaler Form, entweder per digitalem Datenträger oder per Cloud der zu prüfenden Organisation. Auf Wunsch der zu prüfenden Organisationen besteht auch die Möglichkeit, einen Cloud-Ordner der Gütegemeinschaft zu nutzen und die Dokumente dort hochzuladen.
- Die Nachweise und Dokumente werden von der zuständigen Prüferin/dem zuständigen Prüfer im Rahmen der Dokumentenprüfung gesichtet und mit Blick auf die Erfüllung der Gütekriterien geprüft. Das Prüfgespräch vor Ort komplettiert die Prüfung und bietet die Gelegenheit, im persönlichen Gespräch Verfahrensabläufe, Arbeitsweisen etc. zu erläutern.
- Dokumente und Nachweise, die z.B. aus Datenschutzgründen nicht eingereicht werden, können im Gespräch vor Ort vorgelegt werden.
- Im Rahmen der Folgeprüfverfahren sind aktualisierte Dokumente und Belege einzureichen, die nachweisen, dass die entsprechenden Gütekriterien und Indikatoren weiterhin erfüllt sind bzw. seit der letzten Prüfung erfüllt wurden.
Bis wann müssen die Nachweise und Dokumente eingereicht sein?
Spätestens einen Monat vor dem Prüfgespräch müssen die Nachweise und Dokumente bei der zuständigen Prüferin/dem zuständigen Prüfer und der Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft eingegangen sein.
Was geschieht mit den eingereichten Prüfunterlagen?
- Die von der zu prüfenden Organisation eingereichten Nachweise und Dokumente werden in der Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft datenschutzkonform archiviert.
- Im Rahmen der Prüfverfahren werden diese den beauftragten Prüfer/innen zur Verfügung gestellt und von diesen geprüft. Mit den beauftragten Prüfer/innen werden im Rahmen des Prüfauftrags entsprechende Vereinbarungen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit im Umgang mit Dokumenten und Informationen geschlossen.
- Gibt eine Organisation das Gütezeichen zurück, werden die im Rahmen der erfolgten Prüfungen eingereichten Nachweise und Dokumente gelöscht/vernichtet.
Welcher Freiwilligen-Jahrgang wird geprüft?
- Geprüft wird die zum Prüfzeitpunkt vorhandene Qualität des internationalen Freiwilligendienstangebots in der zu prüfenden Organisation. Das kann bedeuten, dass zum Zeitpunkt der externen Prüfung ein Jahrgang gerade in der Vorbereitung, ein anderer im Ausland (bzw. bei Incoming-Diensten gerade in Deutschland) oder in der Nachbereitung ist.
- Mit Blick auf die Prüfung und die einzureichenden Dokumente heißt dies, dass nicht ein bestimmter abgeschlossener Jahrgang geprüft wird, sondern auch aktuelle Unterlagen aus verschiedenen Freiwilligen-Jahrgängen als Nachweise eingereicht werden können.
- Entscheidend ist die aktuelle Durchführung und Begleitung des internationalen Freiwilligendienstes, die durch die entsprechenden Nachweise abzubilden ist.
- Um eine Erstprüfung durchführen zu können, muss mindestens ein Freiwilligenjahrgang abgeschlossen sein, so dass die Praxis aller Phasen in der Durchführung und Begleitung des Dienstes nachgewiesen werden kann.
Welche Freiwilligendienst-Formen (Formate/Programme) werden geprüft?
- Geprüft wird die Entsende- bzw. Aufnahmeorganisation, welche internationale Freiwilligendienste durchführt. Somit wird die Organisation insgesamt mit all ihren internationalen Freiwilligendiensten und Freiwilligendienstformen (z.B. weltwärts, IJFD, EFD, FSJ, BFD) geprüft.
- Die entsprechenden Freiwilligendienstformen mit ihren jeweiligen Qualitätsanforderungen finden im Rahmen der externen Prüfung Beachtung.
- Nach erfolgreicher externer Prüfung wird der Entsende- bzw. Aufnahmeorganisation als gesamte Organisation das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing und/oder Incoming – verliehen. Das verliehene Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing und/oder Incoming – darf von der Organisation für alle Dienstleitungen und Arbeitsbereiche verwendet werden, die den Güte- und Prüfbestimmungen entsprechen.
Was geschieht, wenn etwas nachzubessern ist?
- Sofern im Prüfgespräch Abweichungen von den Gütekriterien identifiziert werden, wird die geprüfte Organisation von dem/der zuständigen Prüfer/in darauf hingewiesen.
- Bei geringfügigen Abweichungen hat die geprüfte Organisation die Möglichkeit, vor Abschluss des Prüfberichts (innerhalb von max. sechs Wochen) notwendige Überarbeitungen vorzunehmen und entsprechende Nachweise und Dokumente nachzureichen.
- Ist es der geprüften Organisation nicht möglich, innerhalb der veranschlagten Frist die erforderlichen Nachbesserungen vorzunehmen/vorzulegen, werden die entsprechenden Punkte als noch offene Nachbesserungsbedarfe im Prüfbericht benannt. Der Güteausschuss kann im Rahmen der Beratung des Prüfverfahrens dann verbindliche Auflagen mit eigener Frist formulieren. Sofern es sich um geringfügige Abweichungen handelt, die innerhalb kurzer Fristen zu beheben sind, kann die Verleihung bzw. Bestätigung des Gütezeichens dann unter verbindlichen Auflagen erfolgen.
- Werden im Rahmen der externen Qualitätsprüfung von den Prüfenden umfängliche Mängel in der Gütesicherung festgestellt, kann das Gütezeichen nicht verliehen bzw. bestätigt werden. Wenn ein berechtigter Grund zur Annahme besteht, dass die geprüfte Organisation innerhalb einer überschaubaren Zeit Maßnahmen zur Optimierung der Arbeit unternehmen kann, besteht die Möglichkeit einer Wiederholungsprüfung.
Wie lange ist das Gütezeichen gültig?
- Die Gütegemeinschaft vergibt dem/der Antragssteller/in das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing bzw. Incoming – unbefristet, sofern der/die Gütezeichennutzer/in die Vereins-Satzung, die Gütezeichen-Satzung, die Durchführungsbestimmungen und die Gütegrundlage aus den entsprechenden Güte- und Prüfbestimmungen (Gütesicherung RAL-GZ 115) ordnungsgemäß einhält. Dies entspricht den Dokumenten, die bei Antragsstellung verbindlich anzuerkennen sind.
- Das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing bzw. Incoming – verliert demnach nicht seine Gültigkeit, sondern wird bei gravierenden Verstößen gegen die oben genannten Dokumente bzw. die verbindlichen Gütekriterien durch die Gütegemeinschaft Internationaler Freiwilligendienst e.V. dem/der jeweiligen Gütezeichennutzer/in befristet oder dauerhaft entzogen.
- Sofern die Qualitätsanforderungen laut Güte- und Prüfbestimmunen nachweislich erbracht werden (bei der Erstprüfung und den regelmäßigen Folgeprüfungen [Fremdüberwachungen]) und kein Verstoß gegen die oben benannten Dokumente vorliegt, darf das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing bzw. Incoming – von der entsprechenden Organisation verwendet werden.
- Gemäß den Güte- und Prüfbestimmungen (Gütesicherung RAL-GZ 115) findet zur Überprüfung mindestens alle zwei Jahre eine Folgeprüfung (externe Qualitätsprüfung) statt. Zwischen den externen Qualitätsprüfungen verpflichtet sich der/die Gütezeichennutzer/in, die geforderte Qualität einzuhalten und eigenständig zu überwachen (Eigenüberwachung/Selbstkontrolle/interne Qualitätssicherung).
Was ist eine Folgeprüfung?
- Gemäß den Güte- und Prüfbestimmungen (Gütesicherung RAL-GZ 115) findet mindestens alle zwei Jahre eine externe Folgeprüfung/Qualitätsprüfung statt.
- Sie hat das Ziel zu überprüfen, inwieweit die interne Qualitätssicherung seit der letzten externen Qualitätsprüfung stattgefunden hat und die zu prüfende Organisation damit die Einhaltung der Gütekriterien/Qualitätsanforderung auch zwischen den externen Prüfungen sicherstellt.
- Dabei werden im Vergleich zur vorausgehenden Prüfung ggf. veränderte Rahmenbedingungen berücksichtigt. Mit Blick auf förderprogrammspezifische Neuerungen und Änderungen bedeutet dies, dass im Rahmen der jeweiligen Folgeprüfung die jeweils aktuellen Qualitäts-Anforderungen der einzelnen Freiwilligendienstformate gelten und damit Bestandteil der Prüfgrundlage sind.
- Neben der Überprüfung der Einhaltung der Gütekriterien haben die Folgeprüfungen auch das Ziel zu überprüfen, inwieweit im Zuge der letzten externen Prüfung gesetzte Qualitätsimpulse angegangen wurden und eine Umsetzung in die Praxis erfolgt ist. Die Folgeprüfungen rücken somit die Weiterentwicklung sowie die Herausforderungen und Ziele der Organisationen in den Mittelpunkt.
Wo findet die externe Prüfung statt?
- In der Regel findet die externe Prüfung/das Auditgespräch in der zu prüfenden Organisation vor Ort mit dem/der zuständigen Prüfer/in statt.
- Sollte eine Organisation an mehreren Standorten agieren, wird in diesem Fall der Ort für das Prüfgespräch mit dem externen Prüfpersonal vereinbart. In der Regel findet das Gespräch dann dort statt, wo die Durchführung des Freiwilligendienstes operativ stattfindet und auch alle notwendigen Unterlagen verfügbar sind, so dass im Rahmen von Stichproben darauf zugriffen werden kann.
- Sollte eine Organisation über keine eigenen Geschäftsräume verfügen, besteht die Möglichkeit, das Prüfgespräch auch an einem neutralen Ort stattfinden zu lassen. Halten Sie in diesem Fall gerne Rücksprache mit der Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft.
Wer von der Organisation sollte bei der externen Prüfung anwesend sein?
- Dies kann je nach Trägerstruktur und Rechtsform variieren.
- Am Prüfgespräch sollte/n jedoch die Person/en anwesend sein, die in der Durchführung und fachlichen Arbeit der internationalen Freiwilligendienste unmittelbar tätig ist/sind, um Rückfragen des externen Prüfpersonals zu allen Kriterien beantworten und entsprechende Nachweise und Dokumente bei Bedarf vorzeigen sowie Verfahrensabläufe beschreiben zu können.
- Es ist zudem wünschenswert, wenn die (Abteilungs-)Leitung beim Einstieg und/oder bei der Abschlussbesprechung der externen Prüfung anwesend ist.
Werden im Rahmen der externen Prüfung auch Freiwillige befragt?
Geprüft wird die durchführende Organisation in Deutschland, vertreten durch die dort für den internationalen Freiwilligendienst zuständigen Personen. Optional können auch Gespräche mit (ehemaligen oder aktuellen) Freiwilligen stattfinden, wenn dies zur Nachweiserbringung der bestehenden Qualität in der Durchführung und Begleitung im internationalen Freiwilligendienst relevant ist.
Wie lange dauert eine externe Prüfung?
Das Prüfgespräch dauert zwischen drei und fünf Stunden. Die Dauer der externen Prüfung kann je nach Umfang der vorab eingereichten Dokumente oder der jeweiligen Rückfragen von Seiten des externen Prüfpersonals variieren.
Wann erfahre ich das Ergebnis der externen Prüfung?
- Am Ende des Prüfgesprächs wird der geprüften Organisation im Rahmen eines Fazits eine erste Rückmeldung von dem/der zuständigen Prüfer/in gegeben.
- Innerhalb von vier Wochen nach dem Prüfgespräch erhalten die geprüfte Organisation und die Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft zeitgleich den Prüfbericht des beauftragten externen Prüfpersonals.
- Nach Eingang des Prüfberichts wird die geprüfte Organisation über die Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft informiert, wann die Beratung des Prüfverfahrens in den Gremien der Gütegemeinschaft erfolgt.
- Auf Grundlage des vorgelegten Prüfberichts beraten Güteausschuss und Vorstand über die Verleihung bzw. Bestätigung des Gütezeichens.
- Die Gremien der Gütegemeinschaft tagen in der Regel fünf Mal pro Jahr und damit alle zwei bis drei Monate.
In welcher Form erhalte ich das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst?
- Die Gütezeichennutzer/innen erhalten das Gütezeichen Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing und/oder Incoming – im digitalem Format, um es auf Briefbögen, Flyern, der Homepage o.ä. zu nutzen.
- Ebenso erhalten die geprüften Organisationen nach erfolgreicher externer Prüfung eine Urkunde, die die berechtigte Nutzung des Gütezeichens Internationaler Freiwilligendienst – Outgoing und/oder Incoming – bestätigt.
Gibt es eine Anlaufstelle für Beschwerden?
- Die Geschäftsstelle der Gütegemeinschaft sowie der Güteausschuss sind für Beschwerden im Prüfverfahren zuständig.
- Fristen für Beschwerden bzgl. des Prüfverfahrens sind in den Durchführungsbestimmungen der Gütesicherung RAL GZ-115 und der Vereinssatzung erläutert.
Wer sind die Prüfer/innen?
- Die beauftragten Prüfer/innen werden durch den Güteausschuss sorgfältig und gewissenhaft ausgewählt. Dies geschieht vor dem Hintergrund erbrachter Nachweise in Bezug auf Fähigkeiten und Kompetenzen, die für die Durchführung externer Prüfungen von Entsendeorganisationen bzw. Aufnahmeorganisationen unentbehrlich sind und den Vorgaben der RAL Gütegemeinschaft genügen müssen. Sind die jeweiligen Anforderungen erfüllt, spricht der Güteausschuss die Akkreditierung des Prüfers/der Prüferin aus und beauftragt ihn/sie mit der Durchführung der externen Prüfung einer Organisation.
- Alle von der Gütegemeinschaft akkreditierten Prüfer/innen sind ausgebildete Auditor/innen und verfügen über eine umfängliche Felderfahrung im Bereich der internationalen Freiwilligendienste.